Informacja dotycząca ochrony danych osobowych (RODO)

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

vivid-foundation Sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawie (02-234), ul. Elektryczna 47
NIP: 5272846391, REGON: 382746592, KRS: 0000847362

Kontakt z administratorem możliwy jest pod adresem email: [email protected]

2. Cele przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych kanałów komunikacji
• Przygotowywanie ofert handlowych i wycen usług
• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług elektrycznych
• Obsługa reklamacji i roszczeń wynikających z wykonania umowy
• Prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami prawa, w tym rachunkowości i archiwizacji dokumentów
• Realizacja obowiązków prawnych ciążących na administratorze
• Prowadzenie analiz statystycznych i marketingu własnych usług administratora

3. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (w szczególności prowadzenie korespondencji biznesowej, marketing bezpośredni, dochodzenie roszczeń)
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą (w przypadkach, gdy wyrażono zgodę na dodatkowe formy kontaktu lub przetwarzanie danych w celach marketingowych)

4. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom podmiotów:

• Dostawcy usług IT i hostingowych zapewniający infrastrukturę techniczną
• Biura rachunkowe i kancelarie prawne świadczące usługi na rzecz administratora
• Podmioty świadczące usługi kurierskie i pocztowe
• Instytucje finansowe obsługujące płatności i rozliczenia
• Organy państwowe i instytucje publiczne uprawnione do odbioru danych na podstawie przepisów prawa

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

• Niezbędny do realizacji umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności prawa podatkowego i rachunkowego (dokumenty księgowe przechowywane przez 5 lat)
• Do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy (zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego)
• W przypadku braku zawarcia umowy - przez okres niezbędny do obsługi zapytania, maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego kontaktu
• W przypadku zgody na marketing - do momentu wycofania zgody lub przez okres 3 lat od ostatniej interakcji

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych - możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane oraz otrzymać ich kopię
• Prawo do sprostowania danych - możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
• Prawo do usunięcia danych - w określonych przypadkach możesz żądać usunięcia danych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania - możesz żądać wstrzymania operacji przetwarzania w określonych sytuacjach
• Prawo do przenoszenia danych - możesz otrzymać dane w formacie umożliwiającym ich odczyt przez komputer i przekazać je innemu administratorowi
• Prawo sprzeciwu - możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora
• Prawo do cofnięcia zgody - jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w dowolnym momencie wycofać
• Prawo do wniesienia skargi - możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem email: [email protected]

8. Wymóg podania danych

Podanie danych osobowych jest:

• Dobrowolne w zakresie ogólnej korespondencji i zapytań, jednak brak podania danych uniemożliwi udzielenie odpowiedzi lub przygotowanie oferty
• Niezbędne w przypadku zawarcia umowy - brak podania wymaganych danych uniemożliwi zawarcie i wykonanie umowy
• Wymagane przepisami prawa w zakresie danych niezbędnych do wystawienia faktury oraz prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Twoje dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na Twoją sytuację.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

• Zabezpieczenie dostępu do systemów informatycznych (szyfrowanie, autoryzacja)
• Ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla osób upoważnionych
• Stosowanie procedur backup i odzyskiwania danych
• Regularne szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych
• Stosowanie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami trzecimi

11. Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych lub realizacji przysługujących Ci praw, prosimy o kontakt:

Email: [email protected]
Adres: vivid-foundation Sp. z o.o., ul. Elektryczna 47, 02-234 Warszawa

Dołożymy wszelkich starań, aby udzielić odpowiedzi w ciągu 30 dni od otrzymania zapytania.